1. Voor de boekhouding: FactuurSturen

Of je nu zelf alle belastingaangiftes invult of die klus liever overlaat aan een accountant: in beide gevallen is het belangrijk om de administratie goed op orde te houden. Voor de boekhouding gebruik ik zelf FactuurSturen. Met dit programma - de naam zegt het al - kun je onder meer: facturen opstellen en versturen, periodieke facturen laten inplannen om later te versturen, facturen inboeken die je zelf ontvangt, offertes maken en bonnen inscannen. De gegevens uit de facturen kun je makkelijk in een overzicht zetten en daarna verwerken voor de belastingaangiftes, of naar de accountant sturen.

Ben je gewend om jouw facturen in Word op te maken? Dan is het absoluut tijd voor een professionele oplossing.

Bij FactuurSturen heb je de mogelijkheid om te kiezen uit meerdere opmaaksjablonen. Facturen krijgen daardoor een eenduidige, professionele uitstraling én je verkleint de kans op fouten. Bovendien zijn facturen (PDF-bestanden) digitaal gewaarmerkt bij FactuurSturen; sommige bedrijven stellen een 'digitaal gewaarmerkte factuur als eis. Ook handig: aan de factuur kun je een betaallink toevoegen, waarmee de klant snel en makkelijk online kan betalen (met o.a. iDEAL/Mollie: zie ook mijn tweede punt). Als de klant de factuur op deze manier voldoet, dan wordt de betalingen automatisch verwerkt en de factuur als 'voldaan' gemarkeerd.

Ook prettig aan dit systeem: je weet precies wanneer welke factuur betaald moet worden. Daarnaast krijg je belangrijke inzichten in jouw eigen bedrijf. Hoeveel kosten maak je en waarvoor? Als een factuur verlopen is, word je hierover tijdig geïnformeerd en kun je ervoor kiezen om een herinnering te sturen. Ben je gewend om een urenadministratie bij te houden voor jouw werkzaamheden? Als je daarvoor het programma Toggl gebruikt, dan kun je met FactuurSturen eenvoudig de tijdsregistratie uit Toggl halen en factureren aan jouw klant. Zelf vind ik dat ideaal.

Als je minder dan dertig documenten (een verstuurde of ingekomen factuur) per maand verstuurt, betaal je op dit moment €0,50 per document bij FactuurSturen. Verstuur je meer dan dertig facturen per maand, dan zijn de kosten maximaal €15,-- per maand (januari 2021, bedragen zijn ex BTW).

2. Online betalingen verwerken: Mollie

Natuurlijk kun je er altijd voor kiezen om jouw klant een overschrijving te laten doen. De mogelijkheid om facturen online te betalen - op een makkelijke, veilige en snelle manier - kan een mooie toevoeging zijn. Zelf beheer ik een webshop (FactorZon.nl) en in zo'n situatie is online betalen zeker een mooie oplossing: voor zowel klant als verkoper. Om online betalingen mogelijk te maken, gebruik ik Mollie.

Voor klanten is het prettig als ze kunnen kiezen tussen meerdere manieren om online te betalen.

Met Mollie kun je zelf allerlei online betaalmethodes aanbieden en instellen. Het voordeel is dat je daarmee klanten een keuze kunt bieden om hun factuur te voldoen. Gaat dat met iDEAL, Creditcard, PayPal, Apple Pay of toch op een andere manier? Je bepaalt zelf welke methode(s) je toevoegt. Mollie zorgt voor een veilige en stabiele verbinding met de online betaalmethodes.

Hoe werkt Mollie? Via deze pagina kun je een account aanmaken voor jouw bedrijf. Als de aanmelding goed is verlopen, kun je zelf de betaalmethodes van Mollie activeren. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode(s), brengt Mollie een bedrag per transactie in rekening. Voor iDEAL-betalingen is dat op dit moment €0,29 per transactie (ex BTW, januari 2021). Mollie brengt alleen transacties in rekening die zijn gelukt.

3. Pin-betalingen verwerken: SumUp

Moet je pinbetalingen verwerken en wil je daarbij abonnementskosten vermijden? Met SumUp maak je gebruik van een mobiel pinautomaat (een draagbare kaartlezer), zonder vaste kosten. Het apparaat koppel je aan een mobiele telefoon of tablet. Zowel pinbetalingen (met bankpas of creditcard) als contactloze betalingen zijn mogelijk.

Het voordeel is dat er alleen kosten in rekening worden gebracht als er een betaling wordt gedaan via het pinapparaat.

SumUp werkt niet met abonnementen en er zijn geen vaste kosten: alleen de eenmalige kosten van het mobiele pinapparaat (afhankelijk van het apparaat dat je kiest) en een vast tarief van 1,90% per transactie (januari 2021) worden in rekening gebracht. Aangezien ik in mijn werk slechts heel af en toe een pinbetaling verwerk, is dit voor mij een mooie oplossing.

Tot slot

Dit zijn 'zomaar' drie betaalsystemen die nuttig kunnen zijn voor organisaties. De belangrijkste overweging is: wat past bij jou en wat is geschikt voor jouw bedrijf? Door een betaalsysteem op een slimme manier in te zetten, kun je in ieder geval veel tijd en energie besparen. En daar wordt de financiële administratie nou nét een beetje leuker van: voor jezelf en voor jouw klant.

Dit artikel bevat affiliate links. Door middel van een affiliate link kun je een bepaald product of aanbieder makkelijk terugvinden. Mocht er een aankoop worden gedaan via een affiliate link, dan ontvang ik een commissie. Een aankoop via een affiliate link brengt voor jou geen extra kosten met zich mee. Ik beveel alleen producten aan die ik zelf naar volle tevredenheid gebruik.